در آدرس C:\New Folder\دو فایل Excel و Word وجود دارد. در فایل Excel لیستی از دانش آموزان به این صورت قرار دارد :

و در فایل Word نامه ای به این صورت تایپ شده است که می خواهیم برای تمامی ردیف های موجود در لیست Excel چنین نامه ای حاضر شود :

حال برای برقراری ارتباط بین دو نرم افزار Word , Excel به این صورت ازمنوی زیر پانل Mail Merge را باز می کنیم :

در تمامی نسخه های Word که از Mail Merge پشتیبانی می کنند می توانید به ترتیب با فشردن کلید های Alt + T + E + M این پانل را در گوشه سمت راست سند خود مشاهده نمائید. همان طور که مشاهده می کنید در پانل Mail Merge ، 6 مرحله برای برقراری فایل Word با یک منبع اطلاعاتی – در اینجا Excel – وجود دارد. هدف ما در این آموزش استفاده از ساده ترین روش برای برقراری ارتباط بین این دو نرم افزار قدرتمند یعنی Word , Excel از شرکت مایکروسافت می باشد. مطابق تصویر زیر در این مرحله با انتخاب گزینه Directory از Select document type و فشردن Next: Starting document وارد مرحله دوم می شوید :

در این مرحله بدون تغییر دادن تنظیمات با فشردن Next: Select recipients وارد مرحله سوم می شوید.

مهمترین مرحله ، مرحله سوم است ، در مرحله سوم بایستی آدرس منبع اطلاعاتی که در اینجا فایل Excel می باشد را مشخص نمائید و سپس کاربرگ یا Sheet و بعد هم ردیف هایی که تمایل دارید تا به Word انتقال داده شوند را مشخص کنید.

پس از تایید پنجره Select Table در مرحله پنجم ، کادر زیر یعنی Mail Merge Recipients باز می شود.

در کنار هر ردیف در این کار یک تیک وجود دارد که در صورت غیر فعال کردن از ارسال ردیف مورد نظر به Word جلوگیری میشود.با تایید این کادر مرحله سوم تکمیل شده است و با فشردن Next: Arrange your directory می توانید وارد مرحله چهارم شوید.

در مرحله چهارم مطابق تصویر زیر می بایست ستون های مورد نظر از Sheet اکسل را انتخاب و در قسمت های مورد نظر قرار دهید.این کار با فشردن گزینه More Items انجام می شود :

توجه داشته باشید پس از اینکه ستون مورد نظر را انتخاب و Insert را کلیک نمودید ، بایستی بین ستون های افزوده شده به فایل یعنی «پیشوند» ، «نام» و «نام خانوادگی» یک فاصله ایجاد نمائید تا کلمات از یکدیگر جدا شوند :

حال در مرحله چهارم هستید و با فشردن Next: Preview your directory می توانید اولین ردیف موجود در Excel را در فایل Word خودتان مشاهده نمائید.

در این مرحله یعنی مرحله پنجم شما می توانید بین رکوردهای موجود در فایل Excel پیمایش نمائید ، این کار توسط فلش های موجود « » در قسمت Preview your directory انجام می شود.

با فشردن Next: Complete the merge آخِرین مرحله باز می شود.

و در مرحله پایانی ، مرحله ششم می توانید با انتخاب گزینه To New Document از بخش Merge ردیف های مورد نظر را به یک فایل جدید برای چاپ انتقال دهید.

در پنجره Merge to New Document سه گزینه وجود دارد : 
All : همه رکوردهای فایل اکسل را به فایل Word انتقال می دهد. 
Current record : فقط ردیف جاری را به فایل جدیدی در Word انتقال می دهد. 
From : در محدوده رکوردهای مشخص عمل انتقال اطلاعات از ردیف های Excel به Word را انجام می دهد.

در اینجا All را انتخاب و تایید می کنیم بدین ترتیب فایل دیگری ایجاد می شود که نتیجه این 6 مرحله هست ، در حقیقت هم اکنون شما دو فایل Word دارید ، فایل اول که متصل به Excel است و فایل دوم که به Excel متصل نیست و می توانید از آن برای چاپ یا نمایش در سایر سیستم های شرکت ، محل کار و ... بدون نیاز به فایل Excel استفاده نمائید. لازم به ذکر است از فایل اول هم می توانید برای چاپ استفاده کنید اما اگر بخواهید نتیجه را برای نمایش به مدیر و یا فردی دیگر بدون منبع اصلی آن در فایلی نمایش دهید فایل دوم که متصل به بانک نیست گزینه بهتری است.

اگر مراحل را به ترتیب و درست انجام داده باشید مطابق فایل زیر کلمه ابتدایی هر صفحه یعنی "بسمه تعالی" به کلمه انتهایی هر صفحه یعنی "آموزشگاه" به یکدیگر متصل شده اند و صفحات ویرایش و کار شما را خراب می کنند :

برای برطرف کردن این مشکل ، به فایل متصل به Excel که 6 مرحله را طی نمودید بازگشته و بعد از کلمه "آموزشگاه" با گرفتن کلیدهای ترکیبی Ctrl + Enter یک صفحه جدید ایجاد نمائید. این صفحه محل ردیف بعدی می باشد شما می بایست این صفحه جدید را راست چین نموده تا مشکلی در صفحه آرایی صفحات ایجاد نشود ، سپس به صورت خودکار تنظیمات وسط چین اعمال می شود و "بسمه تعالی" در بالای هر صفحه وسط قرار می گیرد.

حال مجددا می توانید مرحله ششم را با انتخاب گزینه To New Document از سربگیرید تا به این صورت فایلی کامل و صحیح را داشته باشید :

سایر صفحات به شکلی منظم قرار گرفته اند.

پس از بستن فایل Word چنانچه مجددا قصد باز کردن فایل Word را داشته باشید پرس و جوی قدرتمند SQL ، خود را در قالب یک پیغام به شما نشان می دهد :

در این پیغام مشخص شده است که این فایل به یک بانک اطلاعاتی متصل شده است و از شما پرسیده می شود آیا می خواهید کماکان با برقراری این ارتباط به باز کردن سند ادامه دهید ، شما در این کادر Yes را انتخاب می کنید و مجددا می توانید تنظیمات را به کمک زبانه MAILINGS در صورت نیاز مجددا تنظیم نمائید.

منبع : http://www.fullcode.ir/Webpage.aspx?row=44